लकिना पॅटर्न - कागदपत्रांच्‍या व्‍यवस्‍थापनाची पद्धत

6 जानेवारी 2016

अँडरसन नावाचा इंग्रज अधिकारी गुजरात राज्यात १९१८ सालाच्या दरम्यान कलेक्टर पदावर कार्यरत होता. त्याने महसूल विभागातील कागदपत्रे व्यवस्थित सांभाळून ठेवण्यासाठी स्‍वतःची नवी पद्धत आखली व अंमलात आणली. त्याने कागदपत्रे किती कालावधीपर्यंत सांभाळून ठेवावी, कधी नष्ट करावीत याबाबत नियम आखून दिले होते. ते पुस्तकरूपाने प्रसिद्ध आहेत. पुस्तकाच्या सहा आवृत्त्या निघाल्या आहेत. त्यातील काही संदर्भ बदलले असतील, परंतु त्यातील गाभा महत्त्वाचा व उपयोगाचा आहे.

सरकारच्या महसूल व इतर विभागांतही कागदपत्रे, फाईल्‍स यांची संख्‍या वाढण्‍यासोबत त्‍यांच्‍या व्‍यवस्‍थेतला अस्ताव्यस्तपणा वाढत जातो. ती कागदपत्रे कशीही, कोठेही फेकली जातात. त्यामुळे सरकारी कचेरी म्हणजे गोंधळ अशी प्रतिमा निर्माण होते. काही भागांत-प्रभागांत कार्यक्षम अधिकारी असले तर तेथील परिस्थिती बरी असते. अन्‍यथा इतरत्र हा गोंधळ पाहायला मिळतोच. त्या गलथान कारभारात विजेचा प्रकाशझोत पडावा तशी घटना १९८१-१९८२ च्‍या सुमारास घडली. अहमदनगर जिल्ह्यात लकिना नावाचे कलेक्टर रुजू झाले. त्यांनी कार्यालयातील कागदपत्रांचा ढिगारा बघितला. तेथे एकेक फाईल शोधण्यास लागणारा विलंब पाहिला. त्‍यांनी त्या परिस्थितीमुळे कार्यालयाला आलेला बकालपणा, त्या गलथानतेमुळे नागरिकांना सोसावा लागणारा उशीर अनुभवला. लोकांसाठी केल्‍या जाणा-या त्‍याकामाची प्रचीती लोकांना येतच नव्हती. लकिना यांना त्‍या कागदपत्रांची व्‍यवस्‍था लावण्‍यामध्‍ये सुधारणा आणणे महत्त्वाचे व जरुरीचे वाटले.

सातारापुणे जिल्ह्यातील काही कार्यालये अभिलेख व्यवस्थित ठेवण्यात व संदर्भ लगेच काढून देण्यात प्रसिद्ध होती. लकिना यांनी त्‍या कचेऱ्यांचा अभ्यास करण्‍यासाठी त्यांच्या विभागातील काही माणसे पाठवली. त्‍यांनी त्यातून मिळालेली माहिती व त्यांच्या स्वत:च्या काही कल्पना याआधारे नगर जिल्ह्यात कागदपत्रांच्‍या व्‍यवस्‍थेसाठी नवी पद्धत कार्यान्वित केली. काही फाईल्समधील कागदपत्रे कायमस्‍वरुपी ठेवावी लागतात तर काही ठरावीक वर्षे ठेवून त्‍यानंतर निकालात काढली जातात. काही कागदपत्रे तीस वर्षे, काही दहा-पंधरा वर्षे, तर काही केवळ एक वर्षासाठी ठेवली तरी चालण्यासारखी असतात. लकिना यांनी फाईल्‍सची त्याप्रमाणे वर्गवारी करवून घेतली. त्‍यांनी त्यातील ज्या फाईल्सची काहीच गरज नसल्याचे आढळले त्या नष्ट करण्याचे ठरवले. नष्ट करण्याची सामुग्री एकशेसाठ क्विंटल इतकी होती! त्‍यांनी दस्तावेजांनुसार फायली मिळणे सुलभ होण्यासाठी त्यांना वेगवेगळे रंग दिले. जसे –

अ. कायमस्वरूपी - लाल रंगाचे रुमाल
ब. तीस वर्षांसाठी - हिरव्या रंगाचे रुमाल
क. पंधरा वर्षांसाठी - पांढऱ्या रंगाचे रुमाल
ड. पाच वर्षांसाठी - पिवळ्या रंगाचे रुमाल

लकिना यांच्‍या प्रयत्‍नांमुळे अनेक वर्षे साचून राहिलेल्या नको त्या फाईल्‍स नष्ट केल्या गेल्‍या. आवश्यक फाईल्‍सची वर्गवारीनुसार वेगवेगळी बंडले तयार करण्‍यात आली. त्‍यामुळे कार्यालयात भरपूर जागा मोकळी झाली. टेबलावरील फापटपसारा कमी झाला. कर्मचारी व फाईल्‍सही मोकळा श्वास घेऊ लागली. महत्त्वाचे म्हणजे वर्गवारी केलेल्या कागदांना व फायलींना संदर्भक्रमांक दिले गेले. त्यामुळे कागदपत्रांच्या फाईल्‍स त्वरीत हाती लागून कामे वेगाने होऊ लागली. कार्यालयातील फाईल्स आणि इतर कागदपत्रांची व्‍यवस्‍था लावण्याची ती पद्धत ‘लकिना पॅटर्न’ म्हणून ओळखली जाऊ लागली.

महाराष्ट्राचे तत्कालीन मुख्यमंत्री ए.आर. अंतुले नगरला आले असताना, लकिनासाहेबांनी त्यांना तेथे अंमलात आणत असलेली कागदपत्र व्‍यवस्‍थापनाची पद्धत सांगितली. त्‍यांनी त्‍याचे उदाहरण म्हणून फाईल्‍सची यादी मुख्यमंत्र्यांपुढे ठेवली व म्हणाले, ''यातील कोणतीही फाईल मागवा. तीस सेकंदात ती मिळालीच समजा.'' आणि खरेच तसे घडले. मुख्यमंत्र्यांनी लकिना व त्यांचे सहकारी यांचे कौतुक केले.

मुख्यमंत्र्यांनी त्‍यापुढच्या महिन्यात औरंगाबाद येथे राज्यातील जिल्हाधिकाऱ्यांची बैठक बोलावली. त्या बैठकीत लकिना यांना त्यांच्या पद्धतीचे कामकाज व त्यानुसार कार्यालयाची मांडणी याबाबत सविस्तर माहिती देण्यास सांगितले.

लकिना व त्यांच्या त्या कामात बहुमोल मदत करणारे इतर सात-आठ अधिकारी-कर्मचारी काही काळ प्रकाशात राहिले. पुढे, लकिना यांची बदली झाली. त्यांचे पॅटर्न फक्त चर्चेत राहिले, मंत्र्यांच्या तोंडी उरले. विजयकुमार दुस्साल हे लकिना यांच्या निष्ठावंत कर्मचाऱ्यांपैकी एक! त्यांनी लकिना यांच्‍या कामाच्‍या पद्धतीचा एक लघुपट तयार केला. तो सर्व कलेक्टरसमोर औरंगाबाद येथे दाखवण्यात आला. दुस्साल हे कारकून म्हणून तहसील ऑफिसात रुजू झाले होते. त्यांना व्यवस्थितपणा व नीटनेटकेपणा याची आवड व सवय होती. त्यांनी त्यांच्या कार्यालयातही कार्यतत्परता अंगीकारली होती. लकिना यांनी दुस्‍साल यांचे ते गुण हेरले व त्‍यांना सोबत घेऊन लकिना पद्धत अंमलात आणली. त्यामुळे त्‍यांचे काम सोपे व सुलभ झाले.

विजयकुमार दुस्साल हे त्यांच्या कामामुळे तहसीलदार पदापर्यंत पोचले. त्यांचे कार्यालय हे इतर अधिकाऱ्यांना नेहमीच कौतुकाचा विषय वाटत असे. दुस्‍साल नगर येथून निवृत्त झाले. त्यांच्या कामाचा अनेक वेळा सत्कार झाला. कलेक्टर लकिना यांनी त्यांचे विशेष कौतुक करत सत्कार केला होता. दूरदर्शनच्या सह्याद्री वाहिनीने दुस्‍साल यांची मुलाखतही घेतली होती. त्‍यांच्या कामाची माहिती वर्तमानपत्रांत प्रसिद्ध झाली होती. दुस्साल निवृत्तीनंतर पुणे येथे स्थायिक झाले आहेत.

सर्व सरकारी कार्यालयांत ‘दफ्तरी’ नावाचे एक पद १९८० सालापर्यंत असायचे. त्‍या पदावरील व्‍यक्‍ती मुख्यत: कागदपत्रे, फाईल ठेवण्याचे काम करत असे. त्या पदावर सहसा एखाद्या निरुपयोगी कर्मचाऱ्याची नेमणूक केली जात असे. किंवा साहेबाला ज्‍या व्‍यक्‍तीमुळे त्रास होत असेल अशा माणसाची बदली 'दफ्तरी' पदवर केली जात असे. पण तरीही ते पद असेपर्यंत अभिलेखांचे जतन होत असे. पण जेव्हा झिरो बजेट आले तेव्हा दफ्तरी हे पद निरुपयोगी समजून रद्द करण्यात आले. तेव्हापासून अभिलेख सांभाळून ठेवण्याच्‍या कामात घोळ सुरू झाले. काही कार्यालयांनी त्या कामासाठी कंत्राटी पद्धतीने माणसे ठेवली. मात्र त्‍या माणसांना कार्यालयाप्रती आपुलकी नसल्याने वा त्यांचा कालावधी एक-दोन वर्षे असल्याने फाइल जतन करण्‍याचे काम योग्‍य रितीने होत नसे. काँप्युटरवर जर कागदपत्रे जतन केली तरी ती ‘डिलिट’ होणेही वाढले. त्‍यामुळेच अभिलेख जतनाची आवश्यकता वाढली कारण माहितीच्या अधिकारांतर्गत प्रश्न वाढू लागले आहेत.

पुण्याच्या ‘यशदा’ या सरकारी कर्मचाऱ्यांच्या प्रशिक्षण केंद्रात ‘माहिती मिळवण्याचा हक्क’ याबाबत प्रशिक्षण नेहमी चालत असते. माहितीचा कायदा यशस्वीपणे राबवण्यासाठी महत्त्वाची एकच गोष्ट सर्वांच्या लक्षात आली आणि ती म्हणजे फाईल्स व कागदपत्रे नीटपणे सांभाळून ठेवणे. त्यासाठी रेकॉर्ड रूम प्रत्येक कार्यालयात असणे आवश्यक आहे व पर्यायाने फाईल्‍स अ, ब, क, ड अशा वर्गीकरणातही असणे अत्यावश्यक आहे; तेव्हाच माहिती सुलभ व जलद गतीने देणे शक्य होईल. त्याचे महत्त्व जाणून ‘यशदा’ने त्यातील जाणकार शोधणे सुरू केले व अर्थातच ‘लकिना पद्धती’कडे सर्वांचे लक्ष वेधले गेले. दुस्साल यांचे नाव पुढे आले. दुस्साल निवृत्तीनंतरच्या काळात आवडीचे काम मिळाले म्हणून खूश झाले.

‘यशदा’ची अभिलेखांची खोली (रेकॉर्ड रुम) भेट देण्यासारखी आहे. त्‍या सर्व खोल्‍या रुग्‍णालयातील आय.सी.यु.प्रमाणे आहेत. प्रत्येक बंडलवर त्या फाईल-कागदपत्रांची वर्गवारी, पानाचा क्रमांक, त्या कोणत्या कालावधीतील आहेत, कधी नष्ट करायची आहे असे सर्व तीनाक्षरी पद्धतीने नोंदलेले आहे. फाईल्सच्या प्रत्येक बंडलाची उंची नऊ इंच इतकी एकसमान आहे. प्रत्येक फाईलवर रॅक क्रमांक, रुमाल क्रमांक, नस्ती बंद करण्याचे वर्ष अशा सर्व माहितीची डॉकेटशीट आहे. अभिलेखकक्ष आधुनिकीकरण झाल्याने सर्व बाजूंनी स्वच्छ आहे. कोणतेही रेकॉर्ड दोन मिनिटांत मिळू शकते. दुस्साल यांचे मार्गदर्शन ‘यशदा’ला भेट देणाऱ्या, प्रशिक्षणाला येणाऱ्या सर्वांना मिळते आहे. रेकॉर्ड व्‍यवस्थित ठेवण्याची प्रवृत्ती वाढायला हवी. ती फार महत्त्वाची आहे. दुस्साल यांची कामकाज पद्धत आता अनेक कार्यालये अंगीकारत आहेत.

विजयकुमार दुस्साल,
९६८९०१५६७४
सक्सेस टॉवर, पंचवटी, पुणे
Vijaykumar.dussal@yashada.org.

रेकॉर्ड रुम मॅनेजर, अॅडमिनिस्ट्रेटिव्ह डिपार्टमेंट,
‘यशदा’ राजभवन जवळ, बाणेर रोड, पुणे

- श्रीकांत पेटकर

वाचकांच्या प्रतिक्रीया..

थिंक महाराष्ट्र टीमला धन्यवाद

'थिंक महाराष्ट्र' टीमला धन्यवाद! दुस्साल साहेबांचे अभिनंदन! त्यांच्या कार्याला सलाम! पेटकर साहेब, आम्हाला अशीच उपयुक्त व प्रेरणादायी माहिती देत चला.

अतिशय उपयुक्त माहिती संग्रहीत

अतिशय उपयुक्त माहिती संग्रहीत करुन इंटरनेटवर उपलब्ध करून दिल्‍याने सरकारी कर्मचारी, अभ्यासू विद्यार्थी यांना आपले अमूल्य सहकार्य लाभले. खूप खूप आभार.

आपला अभिप्राय नोंदवा